I 5 passi fondamentali per tenere sotto controllo la Concessionaria… testato!

By | 01/07/2015

imagesMolto spesso incontro delle Concessionarie, di qualunque dimensione, che si ritrovano nella situazione di impazzire per avere un controllo di ciò che accade in azienda.

Impazzire, spendere un sacco di tempo, ed arrivare ad avere informazioni tardi…

Il titolare ed il management sono costretti a chiedere all’amministrazione od al backoffice commerciale per avere qualsiasi informazione.
Gli amministrativi ed il personale di Backoffice sono costretti a lavorare per ore ed ore, su fogli Excel da riprendere daccapo ogni volta. Spesso dovendo chiedere i dati a colleghi che a loro volta devono dedicare ore se non giorni per poter dare risposta.

Ho visto di persona casi nei quali i Titolari mi hanno confessato che per ottenere un dato era necessario talmente tanto tempo che alla fine rinunciavano.
Avrebbero avuto i dati talmente dopo tanto tempo, che sarebbe stata una “immagine” già vecchia, quindi inutile.

Scusami se insisto…

hanno i dati dopo troppo tempo, ed a volte… rinunciano!

Quindi che ti devo dire? Lo capisco, e probabilmente è la cosa che chiunque farebbe.

Tutto sommato chiunque si trovasse in quella situazione probabilmente rinuncerebbe. Di fronte a collaboratori che devono lavorare giorno e notte per ottenere uno straccio di dato sensato e controllato, affidabile, chiunque sarebbe tentato di dire “Ehi! Lascia perdere, pensiamo a gestire dei clienti, poi per i dati amen.”

Oppure, altri casi di vita vissuta, ci si accontenta di dati approssimativi. Con la logica del “tanto poi guardiamo l’andamento, il trend, e se i dati sono ricavati nello stesso modo, seppure non precisi, l’andamento lo capiamo lo stesso”.

E’ un po’ come se per capire che tempo farà il prossimo week-end, uno guardasse che tempo fà lunedì, martedì, poi il resto della settimana ce lo possiamo immaginare.

La cosa tragica è che spesso il lavoro che viene fatto è veramente impegnativo. Ore ed ore a rielaborare dati. Inserendoli più volte ed in sistemi diversi.

Come se non bastasse, capita a tanti che a seconda di dove prendo i dati, i risultati sono diversi (del resto se li inserisci più volte ed in posti diversi..).
Tante volte ho assistito a responsabili che sognavano di avere certezza del dato. Se ad esempio prendono i dati dall’area gestionale viene fuori un numero. Se li prendono dalla contabilità viene un numero diverso.

E’ come guidare un’auto ed avere il contachilometri che ci fà vedere dati diversi se lo guardiamo con un’occhio o con l’altro… e se lo guardiamo con tutti e due la lancetta continua a ballare senza farci capire a quanto stiamo andando.

E come dicevo sopra, non ci dice a quanti chilometri all’ora stiamo andando adesso, ma a quanto andavamo il mese scorso.

Lo so’ che è dura. Come vedi lo so’ bene. E so’ anche che molti se ne rendono conto e diversi si impegnano per uscire da questa situazione delirante. Ma senza trovare la via giusta. Per quanto ci si sforzi non si trova la strada.

Ma tu non hai colpa.

Non è colpa tua. Capisco benissimo come ci si arriva in quella situazione.

E comprendo anche bene la frustrazione quando ti ritrovi davanti a colleghi che si vantano di come hanno l’azienda interamente sotto controllo. Un click quà, un click là, ed ecco tutti i dati.

Al punto che ti chiedi… ma sarà vero?

Vuoi la brutale verità? Si! E’ vero.

Beh.. che ti devo dire, è proprio così.

E’ possibile.

Ma non è così immediato arrivarci.
Ho usato il termine “immediato” non a caso. Nel senso che contrariamente a quanto si possa pensare, non è difficile. Però richiede un po’ di tempo, ed una strategia chiara.

Di nuovo, la strategia non è un problema.
Così come non sono un problema gli strumenti da usare. Esistono.

Oggi, qui, ti voglio rivelare gli elementi fondamentali che ti servono per raggiungere l’obiettivo.
Avere l’azienda sotto controllo.

Cosa che ti permetterà di:

  • Crescere, senza dover seguire in prima persona ogni singolo passo
  • Essere sicuro che l’azienda funziona come si è deciso debba funzionare
  • Avere gli elementi chiave sotto controllo, e rendersi conto immediatamente se è necessario intervenire
  • Ridurre al massimo lo spreco di tempo, per risparmiare, ma anche per essere più VELOCE
  • Sfruttare al massimo le opportunità

E non lo sono neppure le competenze delle persone.

Ah! Anche su questo avrei qualcosa da dire. Ci sono dei casi nei quali mi è stato detto “Mah! Le mie persone non ce la possono fare.”.
NON E’ VERO! Non-è-ve-ro!
Le tue persone ce la possono fare benissimo!…. se tu lo vuoi veramente.

Si perchè è la volontà aziendale che determina se ci si può arrivare o meno.

Certo, non è detto che tu sia pronto.

Questo è il vero punto della questione. Se sei pronto o meno per fare questo salto.
Io ti posso dire che:

  • Ci sono gli strumenti per farlo
  • Ci sono le persone che ti possono accompagnare in questa trasformazione
  • Ci sono idee molto chiare su tutti i passaggi necessari per arrivarci

Ora la vera domanda è se sei TU pronto a fare questo passaggio.

Ma se sei arrivato a leggere fin qui, se segui questo blog, allora sei in quella piccola schiera di eroi che ritiene di poter sempre imparare qualcosa, e che la formarsi è importante per portare in azienda nuove idee. E probabilmente sei pronto.

La cosa che nessuno ti dice, eccola qui…

Ora ti confesso una cosa che nessun venditore, mai, in nessun caso, dovrebbe mai dire.

E’ la più grande verità mai detta. E’ un’informazione tanto semplice, ovvia, che in fondo tutti conosciamo, ma che più si tratta di argomenti a noi lontani… tanto più dimentichiamo.

Ed in giro c’è tanta gente che ne approfitta.
Ma se sei arrivato fin qui, ti rivelo questo potentissimo trucco usato da tanti per farti credere di aver trovato la soluzione, ma che poi invece di porta fuoristrada.

La soluzione è un processo, non un evento

Questo è vero in tutti i contesti.

Se vuoi dimagrire.. non sarà una dieta miracolosa a fartelo fare.. ma cambiando degli stili di vita.

Se vuoi maggiore sicurezza finanziaria.. non sarà un evento a cambiarti la vita (nemmeno se compri in tutti gli Autogrill i gratta-e-vinci), ma un metodo.

E bada.. anche io ci casco.. seppure conosco benissimo questo meccanismo. Sopratutto sulla questione “dieta miracolosa”… ;)… vabbè sorvoliamo.
Però lo so!

Ed è così anche per la gestione aziendale.
Non dico che gli strumenti non servono… un nuovo software, un nuovo corso, saranno senz’altro necessari, ma in modo totalmente contrario ai miei interessi ti dico che la cosa più importante è altro.

Lo so, visto che vendo software dovrei dirti che con la nuova versione del software che vendo tutto sarà immediatamente fatto e disponibile. Facile da raggiungere…. la “dieta miracolosa”… “il tuo biglietto vincente”…

Sono tutte fandonie!

Quello che invece serve è un percorso, da intraprendere, attraverso uno schema ben preciso, e che in questo articolo in sintesi ti rivelo.
Basta con le favole dell’ultima release, del software miracoloso.

Rivelato il processo che porta al risultato.

I 5 passi fondamentali, che una volta implementati correttamente, ti portano ad avere il controllo dell’azienda, sono:

  1. Definire i KPI
    Identificare quali sono gli indicatori che servono, ad ogni livello aziendale, per avere sotto controllo le attività ed i razionali del business.
  2. Definire tempi, metodi, e destinatari delle informazioni
    Identificare ogni quanto tempo servono i dati, come ottenerli con chiaro in testa l’obiettivo tempi nei quali ottenerli, ed a chi devono essere indirizzati.
  3. Definire ed applicare i processi che ti servono per ottenerli
    Identificare i processi, le attività, i singoli task, che servono per produrre le informazioni in tempo utile.
  4. Avere un sistema per controllare i processi
    Tenere sotto controllo i processi che hai definito. Ci sono soluzioni che ti possono aiutare (è il mio lavoro), ma anche se non li hai.. non mollare mai nemmeno di un millimetro.. qui stà la differenza tra riuscire e fallire!
  5. Ridefinire gli obiettivi dei KPI, rivederli ed aggiornarli al mutare delle esigenze, e ripartire dal punto 1
    Tutto muta, anche le informazioni che ti servono. Rivedili periodicamente, aggiornali perchè è solo così che l’azienda può evolvere. Poi riparti d’accapo.. in un circolo virtuoso che non finisce mai.

Il tutto con un approccio, che ti consiglio, di tipo bottom-up. Ovvero partendo da quello che ti serve, e risalire a ritroso in cosa devi fare per ottenerlo.
Solo partendo dal risultato, puoi definire quali dati ti servono, in che tempi, come e chi li deve trattare, inserire, e dove. In pratica solo così puoi definire un processo che ti dia la garanzia di arrivare al risultato che ti sei prefisso.

Potresti anche scoprire che i tuoi sistemi non sono pronti per darti quello che serve, ma il mio consiglio è di non attendere che il mondo sia perfetto. Non lo sarà mai.
Quindi parti, rompi gli indugi ed inizia questo percorso.

Anche se parti solo con cinque dati. Inizia. Ora. Adesso, non domani.
E condividi i tuoi obiettivi con la tua software-house, con chi ti ha fornito il DMS.

Se poi, nonostante tutto, ottenerli è troppo oneroso,
se sei costretto ad inserire i dati più volte in posti diversi,
se per quanto ti sforzi non riesci ad ottenerli nei tempi che ti servono,
E per tutto il resto… beh.. ci sono io..;)

Alla prossima.

Change the game!

Stefano Rosini

P.S. – Conto a breve di scrivere altri articoli, più nel dettaglio sull’approccio e sui 5 passi. Seguimi lasciandomi la tua email in alto a destra.