E se i contabili avessero l’82% delle scritture fatte in automatico?

By | 22/12/2014

Sarebbe bello no?

Pensa che cambio organizzativo potresti avere.
Le persone che da FARE passano a CONTROLLARE, GESTIRE.

E’ vero, il contabile con i “manicotti” è ancora nei ricordi di alcuni. I vecchi film in bianco e nero a volte li ritraevano.
Il Ragioniere tutto indaffarato, a scrivere le prime note, ed a gestire i conti dell’azienda, con quei manicotti neri che proteggevano la camicia dall’inchiostro.

Oggi in qualsiasi azienda non è più così naturalmente, ma a volte mi capita di vedere situazioni dove l’amministrativo è comunque costretto a seguire la “filosofia del manicotto”. Ovvero scrivere (al computer) migliaia di registrazioni manuali.
La registrazione degli acquisiti, la registrazione dei depositi, la registrazione delle permute, dei finanziamenti, ma anche le registrazioni per i bilanci gestionali, i pagamenti fornitori, tutte quelle della banca, etc etc…

“Vabbè Stefano ma perchè stà storia?… Perchè si può fare in altro modo?”

ehm beh… ti confesso. Si.

Oggi un sistema moderno, siamo giunti a calcolare su casi reali, può arrivare a registrare oltre l’80% delle scritture in automatico.

Aspetta che te la rifaccio: 80% delle scritture in automatico.

Non ci credi? Beh ora ti faccio un elenco delle scritture automatiche che puoi avere, non te le elenco tutte, ma quelle che ad esempo mi è capitato spesso di vedere fatte manualmente, da un contabile davanti al pc, con le dita sulla tastiera. Quindi non ti cito roba tipo le registrazioni delle fatture emesse, o la registrazione degli incassi (queste le fà anche Banana Contabilità che regalano insieme alla rivista dei Tronisti).

Ecco alcuni esempi:

  • fatture di acquisto ricambi;
  • fatture di acquisto veicoli (dirai… facile questa.. leggi oltre allora);
  • ratei e risconti;
  • ammortamenti;
  • rimanenze di magazzino;
  • giroconto finanziamento su contratto;
  • giroconto permuta;
  • storno acconto su contratto veicolo;

ancora facile?… vabbè allora mi sfidi? ok

  • registrazione stipendi, magari già localizzate per la contabilità analitica
  • registrazione insoluti dalla banca
  • registrazione pagamenti fornitore
  • registrazione banche e riconciliazione automatica estratti conto (eh…;)
  • costo del venduto per business unit / sede / ed altri centri di costo
  • registrazioni per data di competenza, anche giornaliera, per bilanci infrannuali
  • rimanenze infrannuali

e non sono tutte, ma di quelle che ritengo particolari sono solo quelle che mi ricordo a memoria (e non sono un contabile).

Ora. A che mi serve tutto cio’?

Beh… a diverse cose:

Risparmio lavoro manuale
Beh, questa è semplice. Diciamo solo una cosa. Se riducessi il numero di scritture manuali dal 50% al 30% vuol dire risparmiare del 40% il tempo dei contabili.
Se riduci invece le scritture manuali dal 50% al 20% allora hai ridotto del 60% il tempo dei contabili per le registrazioni.
Se riduci del 60% il tempo necessario per le scritture contabili quindi… lascio a te le considerazioni economiche ed organizzative.

Risparmio di tempo per ottenere i risultati
Devo fare un bilancio gestionale mensile. Ridurre il tempo per averlo in mano sarebbe un bel vantaggio.

Fin qui ti ho parlato del risparmio. Ma non finisce qui.

Ok tutto ciò potrebbe pure bastare, c’è poi il passo successivo. Quello dove le persone, invece di imputare dati manualmente possono concentrarsi su un’attività più evoluta.

Il controllo.

Non stò parlando solo del vantaggio di controllare i dati (al posto di inserirli… che non mi sembra poco), ma quello di avere la possibilità di controllare l’azienda.

Se riguardi bene alcune delle voci che ho scritto sopra, ti accorgi subito anche se non sei un contabile, che ci sono alcune di quelle scritture automatiche che sono proprio quelle che ti servono per ottenere un bilancio gestionale infrannuale per competenza.
Il quale insieme ad una serie di dati gestionale rappresenta la base per la costruzione di un tuo sistema di KPI (facendola semplice… indicatori di performance dell’azienda, del personale, etc etc).

Quest’ultima cosa che ho detto, ovvero “Bilancio Gestionale Infrannuale per Competenza” meriterebbe un articolo, anzi un libro, tutto suo.

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Conclusioni

Naturalmente non tutti i DMS consentono di attivare tutti gli automatismi possibili, e potrebbe essere che alcuni li consentano più o meno facilmente. Ciò non toglie che l’obiettivo è raggiungibile, e che con un po’ di lavoro, e magari dotandosi di altri strumenti integrabili (ad esempio una gestione tesoreria) si possa automatizzare una serie di registrazioni che oggi non pensavi possibile.

 

Mi fermo qui, che c’è già più di qualcuno che mi dice che scrivo post troppo lunghi e con troppe informazioni “aggratis” (ma ho ragione io a scriverli lunghi.. ahahah).
In ogni caso nel post scriptum sotto trovi il primo passo concreto e pratico da fare, se vuoi iniziare questo percorso.

Come sempre se hai domande scrivimi, o metti un commento.

Se trovi utili queste informazioni, condividi l’articolo mi farà piacere.

 

Change the game!

Stefano Rosini

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P.S. – Vuoi verificare anche nella tua azienda se si può fare? Ma certo.
In due parole ecco il mio suggerimento.

Estrai tutte le scritture contabili, incluse quelle gestionali ed analitiche, supponi che siano 100.000 (concessionario medio), raggruppale per causale contabile con il conteggio di quante registrazioni hai per causale (basta una tabella pivot), poi chiedi al tuo fornitore quali di quelle causali sono automatizzabili… a quel punto scoprirai facilmente con il tuo sistema quale percentuale puoi raggiungere.
Poi se il risultato non ti convince… io sono ad un click di distanza…;)

Credits.
Anche per questo articolo ringrazio Roberto Nicassio, che mi ha aiutato nella revisione di alcune parti.
Roberto è un collega ed un amico di vecchia data, che conosce le Concessionarie come le sue tasche, ed il cui lavoro è spesso ispirazione per molti oltre che per me.