Oggi sarò un po’ provocatorio, ma neppure troppo.
Nel mio lavoro mi trovo spesso a cercare di spiegare quanto è importante gestire in modo opportuno l’informazione, ma ricordo che in certi casi trovavo difficile concretizzarne il concetto, fino a quando ho scoperto come fare. Mi trovavo da un cliente, e si discuteva sul fatto che lui sosteneva di “avere tutto sotto controllo” e cominciò a mostrarmi i report che aveva a disposizione. Dopo mezz’ora capii…
“Ma senti, mi hai fatto vedere un sacco di fogli excel, che utilizzi non come report, ma come posti dove memorizzare informazioni. Hai idea di quanto ti costa ogni foglio excel gestito in questo modo?”
fogli excel non come report… ma come strumenti di lavoro sui processi…. = tragedia
Dopo una breve indagine, è emerso che il numero di fogli excel utilizzati costantemente, era di diverse decine.
Non erano fogli excel usati per statistiche, che magari estraevano dati dal software aziendale, ma erano fogli dove le persone imputavano dati.
E molto stesso ogni singolo foglio excel era conosciuto da una sola persona!
Ti riconosci in questa situazione?
Una volta capito, il mio cliente ha fatto una sorta di censimento, ed è emerso che molti di questi fogli potevano in realtà essere eliminati. Questo per vari motivi:
- Perchè erano stati creati prima di adottare un software più moderno che già aveva quella gestione;
- Perchè quando era stato creato la persona pensava che fosse “per questa volta poi non servirà più”… fatto salvo che erano anni che veniva utilizzato;
- Perchè colui che l’aveva creato non era più in azienda… e semplicemente aveva “trasmesso” di dover fare in un certo modo;
- etc.. etc..
Poi ne sono stati trovati di simili, che erano utilizzati da persone diverse, per destinatari diversi. Sostanzialmente lavori doppi e ripetuti.
Il lavoro fatto poi ha portato grandi benefici.
Razionalizzare i processi, ed eliminare tante gestioni esterne ha permesso di avere un unico posto (l’ERP, o il DMS) dove risiedono le informazioni, che sono quindi diventate accessibili a tutti.
Ogni azienda ha al proprio interno processi che utilizzano fogli Excel, ma se il foglio excel viene utilizzato come parte di un processo è evidente come l’inefficienza che si viene a creare può essere estremamente costosa.
Badate bene, ritengo excel (e qualsiasi altro foglio elettronico) uno strumento validissimo per una infinità di situazioni. Rapido, flessibile, che si presta ad una infinità di situazioni, probabilmente il miglior strumento per iniziare a progettare una gestione che oggi in azienda manca. Ma allo stesso tempo è necessario periodicamente rivedere se è possibile evitarli, e passare la gestione da un foglio excel a qualcosa di più strutturato.
I più comuni sono le Note Spese, ma anche i report Direzionali, i fogli excel dei progetti, con scadenze, milestones, report economici… potrei continuare per pagine e pagine.
Peraltro in nessuna azienda si sà quanti fogli Excel vengono utilizzati. Nessuno lo sà. E’ una sorta di mistero impescrutabile e fuori da ogni controllo che ogni azienda patisce e sul quale quasi mai c’è una strategia.
Il processo mentale è semplice,
“il capo mi chiede di gestire il consumo di cancelleria?” > Cancelleria.xls
“devo seguire un progetto, con pianificazione, milestone, e rendicontazione?” > Progetto.xls
“dobbiamo fare la nota spese?” > Notaspese.xls (ovviamente scollegato da Progetto.xls)
Un consiglio, fate un breve survey aziendale, chiedendo a tutti quanti fogli excel utilizzano in azienda con una breve descrizione, e scoprirete vaste aree per efficentare.
Fatto questo .. che si fà?
Il mio consiglio è quello di cercare di far confluire il più possibile nel sistema aziendale. Il DMS se parliamo di un Concessionario Auto, un ERP se parliamo di altre aziende.
L’obiettivo è quello di avere un unico sistema dove inserire i dati. Da lì poi deve essere facile estrarre i dati, per mandarli a chi serve, esterno all’azienda, od anche interno, anche di nuovo in Excel, ma che verrà usato come sistema per consultare le informazioni. Non per inserirle.